Quando si invia una raccomandata, la preoccupazione principale è spesso quella di conoscere in ogni momento dove si trova la spedizione e quali sono i tempi di consegna stimati. Grazie alle moderne tecnologie offerte dai principali operatori postali e da vari servizi online, oggi è possibile seguire il percorso della propria raccomandata in modo dettagliato e quasi in tempo reale, ricevendo aggiornamenti nelle diverse fasi di transito. Tuttavia, per ottenere questa visibilità, è necessario seguire alcune semplici procedure e conoscere gli strumenti messi a disposizione dal sistema postale.
Come funziona il tracking della raccomandata
Il tracking di una raccomandata è reso possibile tramite un codice identificativo univoco, spesso chiamato anche numero di tracking. Questo codice viene fornito all’utente al momento della spedizione, sia che l’operazione avvenga presso un ufficio postale, sia tramite piattaforme di spedizione online compatibili con Poste Italiane o con altri corrieri. Il codice si trova tipicamente sulla ricevuta consegnata dopo l’invio e rappresenta la chiave per accedere a tutte le informazioni disponibili sulla posizione aggiornata della spedizione.
Una volta ottenuto il codice, si accede al sistema di tracciamento online del corriere scelto. In Italia, il servizio maggiormente utilizzato è quello delle Poste Italiane, che attraverso la piattaforma online permette di conoscere in pochi click lo stato della spedizione, verificando se la raccomandata è partita, in transito, in consegna o consegnata.
Procedure per tracciare la raccomandata
Per visualizzare lo stato della propria spedizione in tempo reale, è necessario seguire alcuni passaggi:
- Recuperare il codice identificativo della raccomandata
- Accedere al sito del servizio postale utilizzato, ad esempio Poste Italiane o altre piattaforme di spedizione online compatibili
- Inserire il codice nell’apposito campo di ricerca, che si trova generalmente ben visibile sulla pagina di tracking
- Confermare l’operazione e attendere la visualizzazione aggiornata dello stato della spedizione
La maggior parte dei servizi mostra una cronologia dettagliata dei vari passaggi della raccomandata: presa in carico, transito tra i centri di smistamento, arrivo presso i centri di recapito locali e tentativo (o avvenuta) consegna al destinatario. Nei casi previsti, è possibile conoscere anche informazioni come tentativi di recapito non riusciti, giacenza presso l’ufficio postale, o consegna avvenuta con firma digitale del destinatario.
Se ci si affida a servizi terzi come AfterShip o SpedireSubito, il processo non cambia: basta selezionare la compagnia postale corretta, inserire il codice e controllare la cronologia degli spostamenti aggiornati della spedizione.
Limiti del monitoraggio in tempo reale
È importante sottolineare che, benché il tracking sia spesso definito “in tempo reale”, nella pratica c’è quasi sempre un leggero ritardo nell’aggiornamento delle informazioni. Il sistema di monitoraggio delle spedizioni raccoglie i dati ogni volta che la raccomandata viene letta da uno scanner negli snodi postali o durante le fasi di recapito, ma per ragioni logistiche e tecniche la pubblicazione sul portale di tracking può richiedere alcuni minuti, o in rari casi, alcune ore. Tuttavia, il servizio rimane estremamente affidabile:
- Permette di visionare lo stato attuale della spedizione (“in transito”, “in consegna”, “consegnata”)
- Consente di ricostruire ogni spostamento grazie alla cronologia degli eventi registrati
- Offre un aggiornamento sulla localizzazione della spedizione, anche se non sempre in diretta assoluta
Alcune app mobile delle principali aziende di spedizione consentono di attivare notifiche push in caso di cambiamento di stato importante (ad esempio consegna, tentativo di recapito, giacenza), offrendo un monitoraggio ancora più immediato e pratico.
Consigli per utilizzare al meglio il tracking
Per sfruttare al massimo le potenzialità del servizio di tracking e tracciare la propria raccomandata con efficacia, occorre tenere presenti alcuni suggerimenti chiave:
- Conservare sempre con attenzione il codice identificativo, senza il quale non è possibile avviare la ricerca online
- Verificare che la piattaforma scelta sia compatibile con il servizio postale tramite cui è stata inviata la raccomandata (ad esempio, inserire una spedizione delle Poste Italiane solo nei siti/portali che supportano tale servizio)
- Utilizzare il sistema di tracking ufficiale per avere dati più accurati e, nel caso di dubbi sulla validità legale delle notifiche ricevute, consultare sempre il sito ufficiale del corriere o di Poste Italiane
- Nel caso si verifichino ritardi o informazioni mancanti, attendere alcune ore e, se necessario, contattare il servizio clienti del corriere per una verifica aggiuntiva
Se viene inviata una raccomandata particolarmente importante, è possibile considerare anche l’utilizzo dell’app ufficiale di Poste Italiane, che permette di accedere rapidamente alle informazioni tramite smartphone o tablet. In alternativa, si può ricorrere a sistemi web di tracciamento multi-corriere, che aggregano i dati provenienti da diversi operatori logistici.
Dal punto di vista legale, il risultato della ricerca e il dettaglio dei movimenti della raccomandata rappresentano una prova della presa in carico e dell’avvenuta consegna. In caso di smarrimento o contestazioni, le informazioni ottenute tramite tracking hanno valore documentale e possono essere esibite come prova dei tentativi (e dell’esito) di recapito della spedizione.
La raccomandata rimane quindi uno strumento particolarmente affidabile grazie alla possibilità di monitoraggio costante, ai sistemi di firma digitale per il ritiro e alla trasparenza delle sue fasi di spedizione.
