La persona che redige un progetto viene generalmente identificata come Project Manager o Responsabile di Progetto in italiano. Questa figura professionale ha il compito fondamentale di gestire tutte le fasi di un progetto, dalla concezione iniziale alla pianificazione, esecuzione, controllo e chiusura, impiegando tecniche specifiche di project management per garantire il raggiungimento degli obiettivi prefissati nei tempi, nei costi e nella qualità stabiliti. Talvolta il termine può variare leggermente in base al settore di applicazione o alla struttura dell’organizzazione, ma nell’ambito della gestione organizzativa e produttiva, il Project Manager resta la figura centrale nella redazione e nell’attuazione del progetto.
Ruolo e responsabilità del Project Manager
Il Project Manager viene nominato all’inizio di un’iniziativa progettuale e ha la responsabilità esclusiva di tutto il ciclo di vita del progetto. In particolare, egli si occupa di:
- Definizione degli obiettivi e delle priorità strategiche che il progetto deve raggiungere.
- Pianificazione delle attività, divisione dei compiti all’interno del team e assegnazione delle risorse disponibili.
- Controllo e monitoraggio costante dello stato di avanzamento, dei costi, dei tempi e della qualità dei deliverable.
- Gestione dei rischi e identificazione di soluzioni per mitigare problemi o imprevisti che potrebbero sorgere durante il percorso.
- Comunicazione efficace tra tutti gli stakeholder coinvolti, garantendo trasparenza e allineamento sugli obiettivi e sui risultati.
- Produzione e validazione della documentazione progettuale, dalla relazione iniziale, passando per il project charter, fino alla relazione finale di chiusura.
Questa figura risulta quindi determinante non solo nella stesura vera e propria del progetto, ma anche nell’orientare le strategie operative e la definizione delle metodologie di lavoro.
Altre figure coinvolte nella redazione di un progetto
Oltre al Project Manager, in molti contesti si distingue anche il Direttore di Progetto, una figura professionale che talvolta coincide con lo stesso Project Manager ma che, in particolari realtà organizzative, viene invece riconosciuta con mansioni di supervisione o indirizzo generale. Il Direttore di Progetto (o Responsabile di progetto) accompagna tutte le fasi, dalla negoziazione iniziale fino al completamento, avendo la responsabilità di scelta delle risorse, attuazione delle procedure e gestione dei team di sviluppo.
In ambiti molto strutturati, può essere presente anche un Coordinatore di Progetto, incaricato di fungere da collegamento operativo tra membri del team e il Project Manager, assicurando il flusso comunicativo e il coordinamento delle attività specifiche all’interno del gruppo di lavoro. Tuttavia, il Coordinatore di Progetto non redige autonomamente il progetto, ma agisce su indicazione e supervisione del Project Manager, supportandolo nell’organizzazione del lavoro quotidiano.
Processo di creazione di un progetto: dalla concezione alla stesura
La redazione di un progetto segue delle fasi principali ben definite:
- Analisi preliminare: si raccolgono le informazioni sui bisogni del cliente o dell’organizzazione e si definisce l’ambito di intervento.
- Pianificazione: vengono organizzate le attività, definite le milestone, individuate le risorse e predisposto il budget necessario.
- Elaborazione documentale: si realizza la documentazione di progetto (project plan, gantt, WBS, ecc), specificando le modalità operative, gli obiettivi quantitativi e qualitativi, e le modalità di controllo e verifica.
- Presentazione e validazione: il progetto viene presentato ai soggetti interessati (stakeholder, committenti, finanziatori, enti di controllo) per l’approvazione definitiva.
Durante tutto questo processo, il Project Manager funge da redattore principale del progetto; in molti casi si avvale della collaborazione di specialisti tecnici (come ingegneri, architetti, informatici), ciascuno dei quali contribuisce alla stesura delle sezioni di propria competenza tecnica. Tuttavia, la responsabilità ultima della coerenza e della completezza della documentazione rimane in capo al Project Manager.
Competenze richieste per la redazione di un progetto
Per redigere efficacemente un progetto sono necessarie una serie di competenze trasversali e specialistiche:
- Capacità di analisi e sintesi: occorre identificare obiettivi, rischi e opportunità, e saperli riportare con chiarezza nei documenti di progetto.
- Competenze organizzative: pianificare tempi, costi, risorse e coadiuvare il lavoro di squadra.
- Abilità comunicative: dialogare con stakeholder diversi e redigere documenti chiari accessibili sia a profili tecnici che non tecnici.
- Leadership e problem solving: guidare la squadra e saper trovare soluzioni rapide ed efficaci alle criticità che emergono.
- Conoscenza delle metodologie di project management, come Waterfall, Agile, PRINCE2, e la relativa terminologia di riferimento.
In certi settori (edilizia, ingegneria, consulenza), possono essere richieste anche competenze tecniche specifiche come l’uso di software di progettazione e di gestione del progetto (MS Project, Primavera, strumenti di collaborazione digitale, piattaforme cloud).
La professionalità del Project Manager deriva quindi non solo dalla conoscenza dei processi gestionali e degli strumenti tecnologici di supporto, ma anche dalla capacità di tradurre le esigenze del committente in progetti attuabili, reali e ben documentati. In sintesi, chi redige un progetto è sostanzialmente il Project Manager, coadiuvato eventualmente da altri professionisti, ma con una responsabilità centrale e imprescindibile nel garantire la qualità e la realizzabilità del progetto stesso.
